ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА АРХИВА АДМИНИСТРАЦИЯ ИЛОВЛИНСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
Администрация Иловлинского городского поселения Иловлинского муниципального района Волгоградской области образована в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», законом Волгоградской области от 31 марта 2005 года № 1038 «Об органах местного самоуправления вновь образованных муниципальных образований», законом Волгоградской области от 14 марта 2005 года № 1027 «Об установлении границ и наделении статусом Иловлинского района и муниципальных образований в его составе».
С 1 января 2006 года деятельность предыдущей администрации р.п. Иловля Иловлинского района прекращена.
Специалистом администрации р.п. Иловля Скворцовой Татьяной Ивановной, ответственной за архив, переданы документы постоянного срока хранения, по личному составу, похозяйственные книги архивных фондов Колоцкий сельский Совет, Я-Пятидесятинский сельский Совет, Песчанский сельский Совет, Иловлинский сельский Совет, Иловлинский поссовет (Фонд №19, Фонд №98) за период 1935- 2001 г.г., за период 2002-2005 г.г. (Фонд №155) для дальнейшего хранения заведующему отделом администрации Иловлинского городского поселения Вакулову Геннадию Михайловичу, назначенному ответственным должностным лицом за архив поселения.
Ввиду кадровых изменений в марте 2008 года, распоряжением администрации ответственным должностным лицом за формирование архива администрации поселения, назначена заведующий общим отделом администрации Попова Тамара Владимировна.
Администрация Иловлинского городского поселения решением ЭПК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области включена в список организаций- источников комплектования архивного фонда архивного отдела администрации Иловлинского муниципального района. Фонду присвоен №155.
В состав фонда включены законодательные, нормативные документы: постановления и распоряжения администрации поселения, сметы доходов и расходов администрации поселения и документы об их исполнении, штатные расписания, планы социально-экономического развития территории и другие документы. Документы все упорядочены и приведены в соответствие с Номенклатурой дел.
Деятельность архива администрации Иловлинского городского поселения основана и осуществляется в соответствии с утвержденными Положением об архиве администрации, Положением об экспертной комиссии поселения, Инструкцией по делопроизводству в администрации Иловлинского городского поселения, административным регламентом оказания муниципальной услуги по выдаче архивных справок, утвержденным постановлением администрации.
В настоящее время Дело фонда администрации поселения, помимо вышеназванных положений, распоряжений, протоколов, описей) включает в себя ряд необходимых для использования в работе дел:
- Историческая справка администрации Иловлинского городского поселения;
- Акты проверки соблюдения правил хранения архивных документов (проверки проводил архивный отдел администрации муниципального района в 2007, 2008 годах);
- Акты приема-передачи архивных документов на постоянное хранение в архив муниципального района (дела переданы по 2009 год включительно);
- Справки об утрате документов, взятых на учет;
- Приемо-сдаточные акты при смене должностных ответственных лиц, главы поселения;
- Акты уничтожения печатей и штампов;
- Переписка с архивом муниципального района;
- Заявления граждан на выдачу архивных справок, выписок, копий архивных документов и ответы к ним;
- Отдельное архивное делопроизводство в соответствии с законом о муниципальной службе;
- Паспорт архива.
Условия хранения документов:
• Хранилище: есть, 11,5 кв.м., сухое, темное.
• Отопление: центральное.
• Стеллажи: металлические (8 шт.)
• Сигнализация: пожарная, охранная.
• Читальный зал: есть.
• Температурно-влажностный режим: соблюдается.
• Сейфы: есть.
Дела во временное пользование сотрудникам выдаются лично ответственным за архив под роспись и запись в Журнале выдачи дел во временное пользование.
В 2007 году с 15.09. по 21.10 в архиве поселения проходила производственную практику студентка 3 курса Волгоградского государственного колледжа управления и новых технологий Ханова Анна, руководителем практики был назначен заведующий отдела администрации Иловлинского городского поселения Вакулов Геннадий Михайлович.
В 2013 году с 24.01. по 25.05. - студент 3 курса Волгоградского технологического колледжа Смольяков Роман, руководителем практики была Попова Тамара Владимировна.
Оба студента с оценками «хорошо» и «отлично» защитили свои практические работы.
Проводится постоянное консультирование членов Советов ТОС, работников муниципального учреждения, муниципального унитарного предприятия по вопросам архивного делопроизводства.
Заведующий общим отделом администрации поселения Попова Т.В. дважды (2010 г., 2011 г., 2013 г., 2014 г.) награждена Почетной грамотой Главы администрации Иловлинского муниципального района за большой вклад в обеспечение сохранности, комплектования и использования архивных фондов.
